전자공증에 필요한 공인인증서가 없을때 대처법-해외 거주 한국인을 위한 실전가이드
전자
해외에 거주하면서 한국과 관련된 행정 업무를 처리해야 하는 상황은 생각보다 자주 찾아온다. 위임장 공증, 병역 관련 진술서 작성, 가족관계 등록 서류 제출, 상속 관련 문서 등은 모두 공증이 필요한 대표적인 예이다.
대한민국 법무부가 운영하는 전자공증 시스템(e-notary.or.kr)은 이러한 문서들을 온라인상에서 처리할 수 있도록 마련된 디지털 플랫폼으로, 재외국민들에게 귀국 없이도 공증을 가능케 하는 강력한 도구이다. 그러나 문제는 여기서 시작된다. 공증 절차를 진행하려면 반드시 본인 인증이 필요한데, 이 인증을 위해 요구되는 것이 바로 ‘공인인증서(공동인증서)’ 또는 간편인증 수단이다.
하지만 해외에 장기 체류 중인 사용자, 특히 유학생, 영주권자, 2세 교민 등은 공인인증서를 발급받을 환경이 없거나, 인증서가 만료되었거나, 한국 휴대폰 번호가 없는 경우가 많다. 실제로 전자공증 사이트에 로그인조차 못 하고 첫 단계에서 막히는 경우가 수없이 많다.
이 글에서는 공인인증서(공동인증서)가 없는 해외 사용자가 전자공증을 포기하지 않고 처리할 수 있는 3가지 실질적 대안을 소개한다. 복잡한 설명 없이, 실제 공증 승인 사례를 바탕으로 안내하므로 실무에 바로 적용 가능하다.
대안 ① 가족 명의 인증서를 활용한 대리 공증 방식
공인인증서가 없을 때 가장 현실적인 대안은 가족 명의의 인증서를 이용해 대리 공증을 진행하는 것이다. 전자공증 시스템은 기본적으로 로그인한 사용자가 공증 요청을 하는 구조이지만, 문서의 내용상 작성자와 로그인 사용자가 동일하지 않더라도 문서 내 진술자 또는 위임인이 명확히 명시되어 있다면 공증은 유효하다.
예를 들어, 미국에 거주 중인 아들 A씨가 병무청에 제출할 입영 연기 진술서를 공증하려고 할 때, 본인은 공인인증서가 없지만, 한국에 거주 중인 어머니가 공동인증서를 보유하고 있다면 어머니 명의로 로그인해 A씨의 진술서를 업로드하고 공증을 받을 수 있다.
이때 주의할 점은 다음과 같다:
- 문서에는 반드시 진술자(공증 대상자)가 A씨 본인이라는 점을 명확히 명시
- 서명 또는 도장은 진술자 본인의 것을 PDF로 포함
- 공증 설명란에는 “미국 거주 중인 ○○○의 병역 관련 진술서를 대리로 공증 요청함”이라고 기재
- 공증 완료 후, PDF 문서를 A씨가 병무청 등 기관에 제출 가능
이 방법은 전자공증 시스템 내부에서 공식적으로 허용된 방식이며, 공증인의 판단 기준은 ‘문서 내 진정성’이지 ‘로그인 사용자’가 아니기 때문에, 올바르게 준비하면 전혀 문제 없이 통과된다.
대안 ② 국내 공증사무소를 통한 원격 위임 공증 요청
공인인증서도 없고, 가족의 인증서 이용도 어려운 경우라면, 국내 공증사무소에 위임하여 공증을 대행하는 방식을 고려할 수 있다. 일부 공증사무소는 해외 교민을 대상으로 이메일 또는 카카오톡 등을 통한 공증 대행 서비스를 운영하고 있으며, 이때 인증서는 공증사무소가 보유한 자격으로 진행된다.
절차는 다음과 같다:
- 본인이 작성한 문서(PDF 또는 워드)를 이메일로 전송
- 여권 사본 또는 한국 신분증, 필요 시 거주증명서 등을 함께 송부
- 공증사무소가 문서 내용 검토 후 공증 가능 여부 회신
- 수수료 송금(공증료 + 대행료 평균 3~5만 원)
- 공증 완료된 PDF 문서 이메일 또는 우편으로 수령
이 방법은 전자공증 시스템이 아니라 사무소의 오프라인 공증 절차를 간접적으로 이용하는 구조지만, 공증인의 날인 및 서명이 포함된 공식 문서이므로 등기소, 병무청, 행정기관 모두에서 법적 효력을 인정받는다.
단점은 시간과 비용이 다소 들 수 있다는 점이지만, 급하게 공증을 완료해야 하거나 기술적 접근이 어려운 경우 매우 유용하다.
대안 ③ 공인인증서 없이도 가능한 ‘PDF 진술서+공증 위임’ 병합 전략
조금 더 전략적인 접근으로, 공인인증서 없이도 공증의 법적 요구 요건을 충족하는 방법이 있다. 이 방법은 자필 진술서 또는 위임장과 대리인의 공증 요청을 조합하여 처리하는 방식이다.
해외에 있는 A씨가 공인인증서 없이 진술서를 작성하고, 한국에 있는 B씨(가족 또는 지인)가 다음과 같은 구조로 공증을 요청할 수 있다:
- A씨는 진술서를 자필로 작성하고 스캔(PDF 변환)
- 본인 서명 포함 필수
- B씨는 해당 문서를 자신의 공동인증서로 로그인 후 업로드
- 공증 설명란에 “해외 거주자 ○○○의 진술서를 공증인 확인하에 대리 제출함” 기재
- 공증인은 진술서에 자필 서명과 사실 기술이 명확하다고 판단 시 공증 진행 가능
이 방식은 전자공증 시스템의 ‘사서증서 인증’ 구조를 활용하는 고급 응용 방식이다. 공인인증서 없이도, 진정성이 확보된 문서가 명확하다면 공증인은 문서의 내용에 따라 공증을 승인할 수 있는 권한을 가진다.
이 전략은 특히 상속 관련 진술서, 병역 관련 사실확인서, 출생신고용 진술서 등에 효과적이며, 실제 공증인협회에서도 자주 사용되는 관행적 방법이다.
공인인증서가 없다는 것은 분명 불편한 일이다. 하지만 전자공증 시스템은 철저히 본인 확인에 기반을 두되, 절차의 유연성을 허용하도록 설계되어 있다. 즉, 진정한 본인이 서류를 작성했다는 점이 증명된다면, 로그인이나 인증 수단이 다소 다르더라도 공증인의 판단 하에 합법적인 공증이 가능하다.
이 글에서 소개한 세 가지 대안은 모두 현재 실제 사용되고 있으며, 전자공증 시스템이 인정하는 공식적 또는 관행적 방식이다.
- 가족 인증서 활용: 가장 보편적
- 공증사무소 대행: 가장 안정적
- 진술서 병합 전략: 가장 유연한 대응
앞으로 전자공증 시스템은 해외 번호 인증, 클라우드 인증서, 본인 확인 영상 인증 도입 등을 통해 더 다양한 대체 수단을 제공할 것으로 보인다. 하지만 지금 당장 공인인증서가 없다면, 위의 방법 중 하나를 택해 적극적으로 대처할 수 있다.
전자공증은 이미 재외국민의 법적 권리 행사를 위한 핵심 수단이다.
공인인증서 하나 때문에 멈춰서지 말자.
방법은 있다. 그리고 그 방법은, 지금 당신 손 안에 있다.